Ecco qualche consiglio pratico.
“Come organizzare un congresso?”
Questa è la domanda che si pongono molti organizzatori di eventi che sono un po’ spaventati dalla prospettiva di pianificare un meeting di grosse dimensioni.
Inoltre, i congressi sono frequentati da persone di alto profilo come medici, avvocati, imprenditori, e manager. Un motivo in più che intimidisce molti.
Ci sono però persone che non si fanno condizionare. Persone che hanno il fegato di affrontare le difficoltà dell’organizzazione di uno dei tipi di evento più complessi e delicato in assoluto.
Se sei arrivato a leggere fino a qui è molto probabile che anche tu faccia parte di questa categoria.
Per questo voglio aiutarti dandoti 7 suggerimenti per comprendere come pianificare un evento congressuale!
Come organizzare un convegno in 7 punti
1. Poniti degli obiettivi
Prima di iniziare è bene incominciare a ragionare sugli obiettivi del congresso. Si tratta di una fase che non puoi né saltare né rimandare.
Sono domande a cui puoi rispondere solo tu.
- Perché vuoi organizzare il congresso?
- Quanto ci vuoi investire in ordine di tempo e di denaro?
- Cosa ti aspetti di guadagnare, in termini di soldi, relazioni e istruzione, dal congresso?
Le risposte che ti darai ti serviranno ad orientarti per le prossime fasi.
Hai risposto? Benissimo! Allora prosegui al punto 2.
2. Conosci il tuo target
Per organizzare un evento di successo devi conoscere il tuo target, ossia la tipologia di partecipanti che vorresti invitare.
Conosci già a fondo la categoria a cui ti rivolgi? Sai definire il profilo di un “partecipante medio” con i suoi interessi, le sue preoccupazioni, le sue aspirazioni?
Se hai risposto di sì, significa che conosci bene il tuo target… però prima rispondi a quest’ultima domanda:
C’è un argomento che potrebbe migliorare la vita dei partecipanti al congresso?
Intendo una serie di nozioni che, una volta apprese, possono risolvere un problema ricorrente al tuo target di riferimento. Altrimenti, un argomento d’avanguardia che possa riaccendere negli ospiti l’entusiasmo per la propria professione.
Questo è un passaggio importante che ti permette di diminuire notevolmente i rischi di insuccesso. Però se lo sbagli sono guai!
Se hai già qualche idea sull’argomento da proporre ai tuoi ospiti, sei pronto a passare alla terza fase.
3. Studia un programma
Dopo avere scelto un argomento interessante e utile per i tuoi partecipanti, inizia a studiare un programma.
In sostanza, dovrai compilare una scaletta per ordinare le varie fasi del congresso.
Per studiare un programma efficace hai bisogno di prendere in considerazione 3 imprescindibili fattori:
Relatori. Devono essere autorità indiscusse nel campo. Chi ascolta un relatore deve avere l’impressione di trovarsi di fronte a un luminare della materia che sta esponendo.
Offri spontaneamente una mano ai relatori. Quando li contatti per invitarli al congresso, non avere paura di chiedere se gradiscono un aiuto da parte tua. Lo apprezzeranno molto.
Tuttavia, alcuni relatori sono consci dell’importanza del loro ruolo, e quindi potrebbero rifiutare l’aiuto risultando un po’ spocchiosi. Non ti preoccupare. Evidentemente significa che non è il loro primo congresso e sanno ciò che fanno.
Presentatore. Il presentatore non devi per forza essere tu. Se lo preferisci, puoi limitarti ad organizzare l’evento e ad assumere una persona che inviti i relatori sul palco e tenga viva l’attenzione del pubblico.
Per presentare un congresso ci vogliono doti tecniche e umane che non sempre si trovano con facilità. Il presentatore di un congresso, infatti, non dovrà solo essere estroverso e simpatico per coinvolgere i partecipanti e rendere piacevoli le ore passate in sala. Dovrà anche trasmettere autorità al tuo target di riferimento.
Detto in parole povere, se ti rivolgi a un pubblico di medici per un convegno sulla gastroenterologia, non puoi chiamare l’animatore di un villaggio turistico. Certo, può essere bravissimo, ma sarebbe fuori luogo. Molto meglio una persona magari meno coinvolgente dal punto di vista umano, ma dal portamento elegante e di vasta cultura, possibilmente esperto nel settore.
Presentazioni e slides. Le presentazioni hanno una importanza fondamentale durante l’evento. Molti però sottovalutano questo aspetto e le considerano come una semplice scaletta per ricordare le fasi dell’intervento.
In realtà il potenziale delle slide è immenso. Con una presentazione di Power Point puoi aiutare la platea a comprendere concetti difficili, puoi emozionarla, puoi divertirla, puoi persuaderla. Abbi quindi molta cura delle presentazioni.
Fai in modo che i relatori utilizzino presentazioni efficaci. Evita i libri di testo proiettati sullo schermo dal videoproiettore e privilegia slides dinamiche, ben strutturate e corredate da immagini di qualità.
I tuoi ospiti ti ringrazieranno. Devi sapere che non hanno nessuna voglia di ristudiare i contenuti esposti durante il congresso. Preferirebbero entrare in sala, ascoltare la conferenza con l’accompagnamento di slides efficaci e uscire dal centro congressi con tutti i concetti chiari e ben stampati nella memoria.
4. Data e località
Un fattore importante per la buona riuscita dell’evento è la scelta della data e del luogo.
Un tempo scegliere la data di un evento era un processo basato sul caso. Se ti andava bene, indovinavi una data giusta in cui i tuoi partecipanti non avevano impegni e riempivi la sala meeting. Se ti andava male, invece, la tua sala rimaneva vuota.
Oggi per fortuna scegliere il giorno giusto per il tuo congresso è molto semplice. Innanzitutto, dovrai informarti su tutti gli eventi rivolti al tuo target di riferimento. Segnati tutte le date indicate e scartale a priori: rischieresti infatti di entrare in competizione con meeting ed eventi simili al tuo, col risultato di avere scarsa affluenza.
Altra regola: più l’argomento degli altri convegni è simile al tuo, più la data del tuo evento deve essere distanziata. In questo modo eviti che il tuo congresso venga visto come una sorta di prosecuzione o doppione di altri.
Selezionate le date libere, dovrai verificare le disponibilità dei relatori.
Se vuoi approfondire la tematica, leggi l’articolo che ho scritto su come si sceglie la data di un evento.
Oltre alla data, dovrai scegliere il luogo in cui tenere il congresso. Il criterio fondamentale che ti guiderà sarà l’accessibilità. Qual è la città più accessibile per i tuoi partecipanti?
La domanda potrebbe apparire scontata. Basta allestire il congresso a Milano o a Roma, penserai. Invece non è detto.
In realtà la comodità di accesso dipende molto dal mezzo con cui i partecipanti si spostano.
Se il tuo convegno è internazionale, ad esempio, sarebbe meglio privilegiare località vicine agli aeroporti perché i tuoi ospiti con buona probabilità si sposteranno in aereo. Se invece è un convegno interregionale, considera la vicinanza alle stazioni ferroviarie. Se invece i tuoi partecipanti abitano tutti nel raggio di qualche centinaio di chilometri, è probabile che arriveranno al congresso in auto, e quindi la priorità sarà non farli passare da zone molto trafficate e offrire loro la possibilità di parcheggiare.
5. Scelta della sala
Arriviamo nel vivo dell’organizzazione: la scelta della sala.
Ricorda che non tutte le sale meeting sono uguali. Anzi, ognuna di esse è vocata a funzioni differenti. Quindi, mi raccomando, fai molta attenzione durante questa fase. Il tuo congresso potrebbe risentirne!
Scegli gli accessori che ti servono. Per il congresso che stai organizzando avrai bisogno sicuramente di alcuni strumenti. Ad esempio, ti saranno molto utili un microfono e un impianto audio per amplificare la voce dei relatori. Potrebbe essere utile avere un videoproiettore per proiettare le slides, oppure un servizio di traduzione se il tuo sarà un convegno internazionale. Nella scelta della sala tieni in considerazione la presenza della strumentazione tecnica. Non fare l’errore che fanno molti meeting planner, che il giorno dell’evento entrano in sala pensando ingenuamente che sia tutto pronto e scoprono con orrore che manca qualche accessorio indispensabile!
Calcola la capienza che ti serve. Riponi pure il metro, non ti servirà! Infatti, qui intendo darti un consiglio molto pratico. Prima di proseguire nella scelta della sala devi avere un’idea precisa di quante persone saranno presenti al tuo evento.
Certo, il numero esatto di partecipanti non è necessario, almeno in questa fase, ma quanto meno dovresti avere già a disposizione una stima realistica.
In base al numero di persone potrai scegliere la sala adatta a te.
Utilizza gli strumenti di ricerca giusti. Ora che hai le idee chiare riguardo la capienza della sala e gli strumenti che ti occorrono per organizzare il congresso, hai bisogno di cercare attivamente una sala meeting.
Un tempo si utilizzavano cataloghi cartacei in cui potevi trovare liste di sale meeting e centri congressi corredate con informazioni sulla la metratura della sala, gli accessori e così via.
Il difetto di questi strumenti però era l’estrema lentezza del processo di selezione. In sostanza, dovevi prendere un foglietto e una penna per segnare le sale dei centri congressi che ti potevano interessare, e poi contattarli via telefono. Attività che potevano portare via intere giornate.
Fortunatamente oggi questo faticoso iter non è più necessario. Per ottenere gli stessi risultati oggi bastano pochi minuti. Basta affidarsi a Meeting Hub.
Con Meeting Hub puoi infatti trovare il centro congressi adatto a te utilizzando un semplice sistema di filtri che trovi a lato della pagina. Potrai selezionare le opzioni che vuoi per ottenere subito una lista delle location con le caratteristiche da te volute.
Il sistema è molto semplice ed intuitivo, quindi ti consiglio di provarlo.
Non badare a spese. Un congresso non è una festa di compleanno. Si tratta infatti di un evento di alto profilo, e quindi i tuoi partecipanti si aspettano una location all’altezza.
Evita di fare una figuraccia organizzando un congresso in una location mediocre. Meglio spendere qualche centinaio di euro in più, ma avere a disposizione una sala convegni di ottima qualità.
6. Servizi aggiuntivi
Siamo quasi arrivati alla fine… non posso però lasciare indietro i servizi aggiuntivi. Forse stai pensando che “aggiuntivi” significhi “superflui”. Forse è così… infatti non ti insegnano come organizzare un congresso. Ti insegnano come organizzare un congresso di successo!
E tu non vuoi fallire, vero?
Allora leggili e imparali!
Comitato di ricevimento e saluto.
Quando i partecipanti arriveranno al congresso che hai organizzato, si aspetteranno di trovare qualcuno che li introduca nel nuovo ambiente. Un piccolo comitato di ricevimento, dunque, che dà il benvenuto agli ospiti e li introduce nell’ambiente del convegno.
Puoi limitarti a ricevere i partecipanti e dare loro indicazioni per l’evento, e comunque avrai fatto un bel lavoro. Se invece punti all’eccellenza e a rendere indimenticabile il tuo congresso, ti do una piccola chicca: fai un regalo ai partecipanti.
Puoi sbizzarrirti nella scelta del dono da fare ai tuoi ospiti. D’altra parte tu li conosci meglio di me! L’importante è che non si tratti del classico portachiavi o dell’ormai abusatissima penna personalizzata. Scegli un regalo veramente utile per il tuo target di riferimento.
Per tua fortuna sei avvantaggiato rispetto agli organizzatori di altri tipi di eventi. Infatti, il congresso tipicamente si svolge intorno ad un argomento specifico. Quindi, cosa di meglio se non regalare un libro, possibilmente inedito, che parla dell’argomento su cui è costruito il congresso?
Bella idea, vero? Allora senti quest’altra!
Allestisci un comitato di saluto alla fine dell’evento opportunamente addestrato a raccogliere i feedback degli utenti.
Non farti intimorire dalla parola inglese. Si tratta semplicemente di raccogliere le impressioni dei partecipanti, magari consegnando loro un form da compilare, oppure chiedendo loro direttamente: è andato tutto bene?
I dati che raccoglierai ti aiuteranno a individuare i problemi sorti durante il meeting e a migliorare il prossimo congresso che organizzerai.
Pausa pranzo e coffee break. Ricorda che il congresso non è un evento di 8 ore piene. Le pause sono necessarie, e soprattutto molto gradite dai tuoi ospiti, che le impiegheranno non solo per ritemprare lo spirito, ma anche per fare amicizia. Fai in modo che non manchino!
A metà mattina e metà pomeriggio puoi organizzare un coffee break di un quarto d’ora accordandoti con la struttura. A pranzo puoi allestire un pasto che i partecipanti apprezzeranno. Se puoi, informati prima di eventuali allergie e intolleranze alimentari dei tuoi ospiti.
Infine, se vuoi avere in sala degli spettatori vigili e svegli, evita le grandi abbuffate e segui i consigli alimentari del mio articolo sui menu per meeting.
Servizi della location. Se l’evento dura più di un giorno, potresti offrire il pernottamento ai tuoi ospiti. Quindi, nella scelta della location potresti considerare gli hotel dotati di sale convegni adatte al tuo congresso. Prenderesti due piccioni con una fava: oltre a organizzare il congresso, infatti, toglieresti ai tuoi ospiti il peso di dovere cercare un pernottamento in autonomia.
Inoltre, per evitare che i tuoi ospiti si annoino durante il meeting, ti consiglio di tenere in considerazione i servizi wellness. Forse ti sembrerà esagerato offrire agli ospiti la possibilità di fare trattamenti in una spa o un tuffo in piscina. In realtà posso assicurarti che, quando c’è l’occasione, anche il professore più rigido e formale apprezza il relax e il divertimento…
7. Promuovi il tuo congresso
Fino ad ora abbiamo parlato di come organizzare un convegno. Ora facciamo l’ultimo passo prima di iniziare con la fase operativa: pianificare la promozione.
Questa fase è fondamentale se hai intenzione di organizzare un convegno di successo!
Ci sono molti modi per promuovere un congresso, ma quello sicuramente più efficiente, sia per via dei costi contenuti, sia per la sua semplicità, è certamente aprire un sito dedicato al tuo evento.
Un tempo aprire un sito web era una procedura piuttosto complessa, ma oggi è diventato tutto molto più semplice grazie ai template per eventi. Si tratta di siti preimpostati che possono essere personalizzati anche senza conoscere il codice HTML con cui sono costruite le pagine Web.
Le funzionalità di un sito possono andare ben oltre la semplice presentazione dell’evento. A seconda del template che sceglierai, avrai anche la possibilità di raccogliere indirizzi di posta elettronica, gestire le prenotazioni e addirittura ricevere pagamenti elettronici!
Una volta che hai aperto il sito, potrai promuoverlo nei gruppi Facebook e LinkedIn frequentati dal tipo di persone che potrebbero partecipare al tuo congresso.
Un’altra buona idea è la promozione via email tramite una newsletter, se possiedi già una lista di contatti.
E se non ce l’hai? Niente paura! Puoi sempre basarti sui programmi di advertising di Google e di Facebook. La pubblicità su questi mezzi è molto capillare e soprattutto mira dritta al target di riferimento. Tradotto in parole povere: costa un po’ ma, se fatta con cura e perizia, dà buoni risultati.
Articolo lungo, ma pieno di spunti interessanti. Ora conosci le basi necessarie su come organizzare un congresso!