Quando si organizza un evento, uno degli step più delicati è quello di scegliere la data in cui si terrà.
Consigli di base
Quando sei tu ad organizzare l’evento, pensi che il tuo meeting sarà importantissimo. Tu saresti disposto ad essere presente anche con 40 di febbre!
Purtroppo gli invitati non la pensano sempre allo stesso modo. Per loro il tuo evento è uno dei tanti a cui sono invitati.
Quindi, per evitare di trovarti da solo in sala meeting, ti consiglio di scegliere la data dopo esserti fatto 3 semplici domande.
1. In quale giorno della settimana vuoi organizzare il tuo meeting?
Questo è importante. Infatti, se è un incontro professionale, è meglio non proporlo la domenica. Le persone quel giorno hanno voglia di dedicarsi alla famiglia e ai propri hobby. Vice versa, gli incontri associativi si tengono quasi obbligatoriamente il sabato e la domenica. Durante la settimana la maggior parte delle persone non ha la possibilità di partecipare per via del lavoro.
2. In che periodo dell’anno?
Ci sono alcuni mesi in cui le persone sono più impegnate. Naturalmente devi capire quali sono in base al target a cui ti riferisci. Se lavori con i bagnini, ad esempio, evita di coinvolgerli nel periodo di ferragosto perché probabilmente saranno tutti a sorvegliare le spiagge. Se invece organizzi l’assemblea sindacale dei Babbi Natale, non farla a dicembre altrimenti non verrà nessuno!
3. C’è qualche altro evento in quel periodo?
Sembra scontato, ma molte persone organizzano i loro meeting in concomitanza di eventi pressoché identici a pochi chilometri di distanza! Tu evita di fare questo errore. Invece di entrare in competizione con altri eventi del tuo settore e rischiare di perdere, sii furbo e organizzali in un altro periodo!
Ora che abbiamo rispolverato questi consigli di buonsenso, sei pronto per conoscere la soluzione di tutti i problemi legati alla scelta della data di un evento.
I Servizi in rete
Ebbene sì, Internet è arrivata anche nel settore del meeting planning e offre tools per scegliere la data di un evento.
Nota bene: io non sono un tipo che parla per sentito dire. Per questo, se ti descrivo il servizio, significa che l’ho provato… e se lo trovi sulle pagine di Meeting Hub, significa che funziona.
Ma ora entriamo nel vivo del discorso.
Eccoti 2 servizi che ti permetteranno di scegliere la data per il tuo evento in men che non si dica!
Google Moduli
Lo so che fino ad ora hai scarabocchiato pagine e pagine di quaderno con calendari improvvisati pieni di correzioni e crocette.
Puoi buttare via tutto perché da oggi c’è l’applicazione Google Moduli (detto anche Google Forms per i più anglofoni). Viene spesso usato per creare sondaggi. Opportunamente strutturato, è utilissimo anche per scegliere la data di un evento tra diversi partecipanti!
Utilizzare Google Moduli è di una semplicità disarmante. Non dovrai far altro che entrare in https://docs.google.com/forms connettendoti con il tuo account Google e scegliere il modulo che più preferisci per il tuo sondaggio. Per semplicità ti consiglio di scegliere un form vuoto e partire da zero.
Aperto il nuovo form, dovrai personalizzarlo inserendo:
- Titolo del sondaggio
- Breve descrizione del sondaggio
- Domanda che intendi fare ai partecipanti (in quale data fissiamo l’evento X?)
- Le diverse opzioni: ad ognuna di esse corrisponderà una data papabile per il tuo meeting. Puoi anche scegliere di inserire ulteriori dettagli, come per esempio l’orario in cui vi troverete. Per aggiungere opzioni (cioè nuove date) dovrai schiacciare sul pulsante +.
- Elementi aggiuntivi (documenti, link, immagini, video ecc.).
Di fatto non c’è un limite al numero di domande che puoi aggiungere. Il mio consiglio è di non metterne troppe, altrimenti i risultati che otterrai saranno troppo dispersivi e dovresti inviare un nuovo sondaggio da capo per chiarire la situazione.
Compilato e salvato il modulo, ti resta solo una cosa da fare: inviarlo ai tuoi contatti.
Ci sono 2 modi:
- Via email, incorporando il sondaggio nel corpo del messaggio. Ovviamente il mittente che comparirà ai destinatari sarà l’indirizzo email del tuo account Google.
- Tramite un link diretto. In questo modo puoi condividere il modulo sui social o sul tuo sito Internet. I partecipanti al tuo meeting cliccheranno sul link e accederanno direttamente alla pagina del sondaggio.
Inviato il modulo ai tuoi contatti, attendi qualche ora e poi fiondati a guardare cosa ti hanno risposto!
Ma dove si vedono i risultati del sondaggio?
Quando apri il box delle domande, il alto, accanto al bottone “domande”, trovi anche il bottone “risposte“. Cliccaci sopra: entrerai nella seconda scheda in cui ci sono tutte le statistiche dei dati raccolti.
Impostare un sondaggio per scegliere la data di un evento su Google Moduli non è più difficile di quanto ti ho spiegato fino a qui. Però, se vuoi approfondire o hai qualche dubbio specifico, puoi consultare la guida ufficiale di Google Moduli.
Doodle
Questa è un’altra ottima app per organizzare eventi.
Come Time Bridge, il suo scopo è quello di trovare una data comune per organizzare un evento.
Il funzionamento è davvero semplicissimo, così come l’iscrizione. L’organizzatore si può iscrivere al servizio tramite social network, ad esempio con il proprio profilo Facebook.
A questo punto basta che clicchi sul tasto Programma un evento e la procedura sarà guidata.
Dovrai compilare un form con nome dell’evento, descrizione e dati personali.
Ti apparirà un calendario digitale dove dovrai selezionare le date o gli intervalli di date papabili per l’evento.
A questo punto segui la procedura guidata ottenendo un link che condividerai con gli aspiranti partecipanti.
Di fatto non ci sono limiti nel numero di date da scegliere, quindi è una soluzione ottimale per chi parte ad organizzare un meeting con le idee molto confuse. I risultati del voto saranno visualizzati automaticamente in un calendario per guidare l’organizzatore ad una scelta democratica della data.
Il software si trova online anche in italiano ed è gratuito. L’unico scotto da pagare è un po’ di pubblicità. Per chi vuole di più ci sono anche versioni a pagamento senza advertising e con funzionalità aggiuntive.
Benissimo, abbiamo finito!
Allora, che ne dici? Trovare la data di un evento d’ora in poi sarà ancora un problema?
Quando scegli di organizzare il tuo evento uno dei primi passi da compiere è realizzare il sito internet. Scopriamo insieme quali sono i migliori template per siti web in circolazione per promuovere il tuo evento.
Il template è uno strumento utilissimo per creare un sito web senza per questo dover essere un programmatore o avere conoscenze approfondite d’informatica.
Cos’è un template e a cosa serve
E’ il tema base per costruire un sito web o un blog.Praticamente un modello che contiene già un proprio codice di programmazione che dà al sito una precisa struttura di base.
Utilizzare un template per il sito web significa abbattere di molto i costi e i tempi per la sua produzione grazie all’uso di CMS. Ciò ti servirà per dedicare più tempo alla creazione di contenuti, alla comunicazione dell’evento, alla gestione del servizio, alla ricerca degli sponsor e alla promozione commerciale.
CMS? No, non parlo Ostrogoto! È semplicemente l’acronimo di Content Management System, nient’altro che il software caricato sul server che ospita il tuo sito. Il CMS ti permette di gestire facilmente ogni aspetto del sito web con pochi clic.
Ma in questo articolo non ci addentriamo in nulla di tecnico. Ti basta sapere che una volta scelto il tuo CMS avrai un back end (visibile solo agli amministratori per gestire i contenuti) e un front end (la parte navigabile dall’utente).
I CMS sono ovunque, anche se non lo sai, vuoi qualche nome? Drupal, Joomla!, Flatio, Wix e probabilmente il più noto WordPress.
